إذا كانت مؤسّستك تفرض على الموظّفين الحصول على موافقة من عدة أفراد عند حجز رحلات جوية أو إقامة فندقية أو إرسال تقارير النفقات، يمكنك إتمام الأمر بسهولة بالاعتماد على آلية الموافقة المرنة التي نطبّقها على مستوى المجموعة أو الموظّف. نحن نحثّ المؤسّسات على تبسيط آليات الموافقة الخاصة بها لتقليل المشاكل أثناء العملية، كما نتفهّم تماماً المتطلبات المعقّدة التي تتطلّبها الموافقة على حجوزات السفر وتقارير النفقات وندعمها بالطبع.
🔼 إعداد الأشخاص المخوّلين بالموافقة
باعتبارك موظفاً إدارياً في الشركة أو مالكاً لها، أمامك خيار إعداد الأشخاص المخولين بالموافقة إما على مستوى الموظف الفردي أو على مستوى مجموعة من الموظفين. لضمان مزيدٍ من التحكم والوضوح في عمليات الموافقة على مستوى المجموعة، يمكنك الآن تعيين مجموعة أساسية لكل موظف. وبمجرّد قيامك بذلك، يتم تحديد آلية الموافقة والمخولين بالموافقة المرتبطة بهذه المجموعة الأساسية وتطبيقها على الموظف عند قيامه بتقديم طلب سفر أو تقرير عن النفقات. لن يتمكّن الموظفون بعدها من تغيير الأشخاص المخولين بالموافقة، ما لم يتم تغيير ذلك من قِبَل الموظفين الإداريين الأعلى مستوى.
👥 المخوّلون بالموافقة على مستوى المجموعة
انتقل إلى إعدادات الشركة ومن ثم اضغط على المجموعات
من قائمة المجموعات الموجودة، حدّد المجموعة التي تريد تحديثها
تشتمل تفاصيل كلّ مجموعة على معلومات مثل اسم المجموعة وآلية الموافقة والمخولين بالموافقة وأعضاء المجموعة وقسم السياسة.
يتمّ تعيين آلية الموافقة بشكلٍ افتراضي على أنّه يمكن لأي شخص الموافقة. وهذا يعني أنّه حين يختار الموظّف هذه المجموعة أثناء إرسال الطلب، يمكنه اختيار أيّ مخوّل بالموافقة من قائمة الأشخاص المخوّلين، ولا يبقى سوى أن يوافق الشخص المختار على حجز السفر أو تقرير النفقات.
بدلاً من ذلك، إذا كان الموظّف الإداري يفضّل وضع عددٍ من المخوّلين بالموافقة بترتيب معيّن، يمكنهم اعتماد خيار يجب على الجميع الموافقة. بموجب هذا الخيار، لا يمكن للموظّفين تحديد المخوّلين بالموافقة، وينبغي بالتالي الموافقة على حجز السفر أو تقرير النفقات من قِبَل جميع المخوّلين بالموافقة بحسب الترتيب المعتمد.
أضِف قائمة المخوّلين بالموافقة على آلية الموافقة التي يحدّدها المستخدمون الحاليون لديك
أخيراً اضغط على مفتاح حفظ المجموعة كي تحفظ التغييرات التي أجريتها
👔 المخوّلون بالموافقة على مستوى الموظّف
انتقل إلى إعدادات الشركة ومن ثم اضغط على المستخدمون
اعثر على الموظّف الذي تريد إعداد المخوّلين بالموافقة من أجله، ثم انقر فوق اسمه
في نموذج تعديل المستخدم، ابحث عن المخوّل بالموافقة رقم 1 لهذا الموظّف واختره. يمكنك الاستمرار في إضافة عددٍ من المخوّلين بالموافقة لهذا الموظّف من خلال الضغط على خيار + إضافة مخوّل بالموافقة
اضغط على حفظ من أجل حفظ إعداداتك
كيف يُحدّد المخوّلون بالموافقة؟
سيعتمد الأمر إلى حدٍّ كبير على ما إذا كان الموظف الذي يسلّم طلب حجز السفر أو تقرير النفقات يتمتع بمخوّل بالموافقة خاصٍ به على المستوى الفردي، أو مجموعة أساسية، أو آلية موافقة ومخوّلي بالموافقة خاصة بمجموعةٍ أساسية، أو غير ذلك. في ما يلي نقدم وصفاً لعملية اختيار الأشخاص المخوّلين بالموافقة في كل حالة من هذه الحالات:
إذا كان الموظّف الذي يسلّم طلب حجز السفر أو تقرير النفقات يتمتع بمخوّل بالموافقة خاصٍ به على المستوى الفردي، يتمّ اختيار مجموعة المخوّلين بالموافقة وفقاً للترتيب المحدّد. و لا يحقّ للموظّف تغيير المخوّلين بالموافقة أو آلية الموافقة، حتّى بعد تغيير المجموعة لإرفاق طلب حجر السفر أو تقرير النفقات بها.
إذا كان الموظّف الذي يسلّم طلب حجز السفر أو تقرير النفقات لا يتمتّع بمخوّلٍ بالموافقة خاصٍ به على المستوى الفردي، ولكنه يتمتّع بسياسة مجموعة أساسية، سيتمُّ تحديد آلية الموافقة والمخوّلين بالموافقة المناسبين من المجموعة الأساسية التي ينتمي إليها الموظّف. إذا تم تعيين آلية الموافقة للمجموعة الأساسية على وضع يمكن لأي شخص الموافقة، يمكن للموظّف تحديد أي مخوّل بالموافقة من قائمة المخوّلين بالموافقة المحدّدة للمجموعة. أمّا إذا تم تعيين آلية الموافقة للمجموعة الأساسية على وضع يجب على الجميع الموافقة، فلن يتمكّن الموظّف من اختيار قائمة المخوّلين بالموافقة أو ترتيبها أو تغييرهما.
إذا كان الموظّف الذي يسلّم طلب حجز السفر أو تقرير النفقات لا يتمتّع بمخوّلٍ بالموافقة خاصٍ به على المستوى الفردي، ولا يتمتّع بسياسة مجموعة أساسية، يمكنه اختيار أي مجموعة معتمدة لإرفاق طلبه بها، وتنطبق في هذه الحالة آلية الموافقة المناسبة والمخوّلين بالموافقة المناسبين. إذا تمّ تعيين آلية الموافقة للمجموعة الأساسية على وضع يمكن لأي شخص الموافقة، يمكن للموظّف تحديد أي مخوّل بالموافقة من قائمة المخوّلين بالموافقة المعيّنة للمجموعة. أمّا إذا تم تعيين آلية الموافقة للمجموعة المختارة على وضع يجب على الجميع الموافقة، فلن يتمكّن الموظّف من اختيار قائمة المخوّلين بالموافقة أو ترتيبها أو تغييرهما.
كيف يمكن للموظفين تتبّع المخوّل بالموافقة الحالي و/أو التالي لطلبٍ معيّن؟
ثمّة طرق عدة تتيح للموظّف مراقبة التقدّم المحرز في طلب حجز تذكرة السفر أو تقرير النفقات أثناء آلية الموافقة، ويعتمدُ ذلك على ما إذا كان هو مقدّم الطلب أم المخوّل بالموافقة.
حين تنتقل إلى قسم تفاصيل الحجز أو تفاصيل تقرير النفقات بصفتك مرسلاً للطلب أو مخوّلاً بالموافقة، يمكنك معرفة المخوّل بالموافقة الحالي المعتمد لهذا الطلب. إذا كانت عملية الموافقة على هذا الطلب بوضع يجب على الجميع الموافقة، يمكنك الضغط على زِر عرض التفاصيل الموجود قرب المخوّل بالموافقة الحالي لعرض التقدّم المحرز بشأن الطلب، بالإضافة إلى قائمة الأشخاص المخوّلين بالموافقة السابقين والتاليين
للاطلاع على تقريرٍ مفصّل لكلِّ حدث في آلية الموافقة، اضغط على سجل الموافقة لعرض كامل مراحل آلية الموافقة، بما في ذلك التعليقات التي أدلى بها كل شخص مخوّل بالموافقة، وأسباب أيّ رفض، وحتى التعليقات التي قدّمها مقدّم الطلب عند إرسال طلب الموافقة.
أثناء مرور الطلب في آلية الموافقة، نرسل مسبقاً إشعارات عبر البريد الإلكتروني إلى كلٍّ من مقدّم الطلب والمخوّل بالموافقة عليه في كل خطوة من الآلية.
✏️ ملاحظة: عندما يمرُّ تقرير النفقات عبر عددٍ من المخوّلين بالموافقة بحسب الترتيب المعتمد (يجب على الجميع الموافقة)، ويرفضه أيّ منهم، يُقدَّم تقرير النفقات مرة أخرى ويخضع لآلية الموافقة من جديد بدءاً بالمخوّل بالموافقة الأول.
✏️ ملاحظة: عندما يمرُّ طلب حجز السفر عبر عددٍ من المخوّلين بالموافقة بحسب الترتيب المعتمد، تظهر أي تغييرات في الأسعار على المخوّل بالموافقة الحالي، ويجب أن يوافق عليها هذا الأخير قبل التقدّم في الآلية.
💡 نصيحة احترافية: تُعتبر حجوزات السفر أكثر عرضةً لتغيّرات الأسعار كلما استغرقت آلية الموافقة وقتاً أطول. لذلك، حافظ على الحدّ الأدنى من عدد المخوّلين بالموافقة لتجنّب ارتفاع الأسعار ونفاد خيارات السفر.