تسمح لك سياسة النفقات بتحديد مجموعةٍ من القواعد للمطالبات المرتبطة بالنفقات في شركتك. يمكنك وضع القواعد التي تنطبق على كافة فئات النفقات بشكلٍ افتراضي أو استثناء فئةٍ واحدة منها.
نقدّم لك في ما يلي القواعد التي يمكنك وضعها:
الحد الأقصى للمبلغ: الحد الأقصى للمبلغ الذي يمكن للموظّف المطالبة به مقابل نفقات فردية (أو يومياً). إذا كان مبلغ النفقات أكبر من الحدّ الأقصى المحدّد، سيتم اعتباره انتهاكاً لقواعد الشركة.
الحدّ المطلوب لإبراز الإيصال: أيّ نفقات تتجاوز هذا الحد ستحتاج إلى إيصال. إذا كنت تريد جعل الإيصال إلزامياً لجميع مطالبات النفقات، يمكنك ببساطة تعيين الرقم 0 كحدٍّ مطلوب لإبراز الإيصال.
الحد الأقصى لعمر النفقات: يتم تعريف عمر النفقات على أنّه عدد الأيام منذ أن قام الموظّف بسداد النفقات. وتُعتبر النفقات الأقدم بمثابة انتهاكٍ لقواعد الشركة.
حقل الغرض من النفقات: يمكنك جعل حقل الغرض من النفقات إلزامياً إذا كنت تريد أن يقدّم لك الموظّفون تبريراً إضافياً للنفقات (وصف قصير لها أو الغرض منها).
📝 ملاحظة:
تُعتبر انتهاكاً كلّ النفقات التي تقع خارج حدود القواعد التي وضعتها.
سيتمكّن الموظّفون من تقديم طلبٍ بنفقات خارج نطاق سياسة النفقات الخاصة بالشركة للموافقة عليها.
سيتم إرسال تحذيرات بالخروج عن نطاق سياسة النفقات التي تتّبعها الشركة لمقدّم الطلب وللمخوّل بالموافقة عليه كذلك.
كيف يمكنني وضع سياسة نفقات؟
يمكن لأصحاب الشركة والموظّفين الإداريين فيها وضع سياسة النفقات الافتراضية أو إنشاء سياسةٍ مخصّصة أو أكثر باتباع الخطوات التالية:
قم بتسجيل الدخول إلى حساب WegoPro الخاص بك
انتقل إلى إعدادات الشركة واختر السياسة
سترى قسماً لسياسة النفقات حيث يمكنك وضع سياستك.
اضغط على + سياسة نفقات جديدة لإنشاء سياسة نفقات جديدة إضافةً إلى السياسة الافتراضية
قم بتسمية سياستك المخصّصة
اضغط على حذف سياسة النفقات لحذف السياسات المخصصة التي قمت بإنشائها
اضغط على عرض التفاصيل وتعديل التفاصيل لإضافة سياسة لجميع فئات النفقات الخاصة بك مرة واحدة.
كيفية إضافة استثناءات على الفئة؟
لإضافة استثناء على فئة النفقات الفردية، يُمكنك اتباع الخطوات التالية:
ابحث عن قسم الاستثناء ضمن سياسة النفقات
اضغط على إضافة استثناء
اختر الفئة المطلوبة وضع القواعد التي تريدها
تطبيق السياسات
باعتبارك موظفاً إدارياً أو مالكاً للشركة، أمامك خيار إعداد السياسات إما على مستوى الموظف الفردي أو على مستوى مجموعة من الموظفين. لضمان مزيدٍ من التحكُّم والوضوح في السياسات على مستوى المجموعة، يمكنك الآن تعيين مجموعة أساسية لكل موظف. وبمجرّد قيامك بذلك، يتم تحديد سياسة النفقات المرتبطة بهذه المجموعة الأساسية وتطبيقها على الموظف عند قيامه بتقديم تقرير النفقات. لن يتمكّن الموظفون بعدها من تغيير الأشخاص المخولين بالموافقة، ما لم يتم تغيير ذلك من قِبَل الموظفين الإداريين الأعلى مستوى.
👥 السياسة على مستوى المجموعة
انتقل إلى إعدادات الشركة ومن ثم اضغط على المجموعات
من قائمة المجموعات الموجودة، حدّد المجموعة التي تريد تحديثها
تشتمل تفاصيل كلّ مجموعة على معلومات مثل اسم المجموعة وآلية الموافقة والمخولين بالموافقة وأعضاء المجموعة وقسم السياسة.
تنطبق السياسة الافتراضية على أعضاء المجموعة بشكلٍ تلقائي، ما لم يتم تعيين أي سياسة أخرى بشكلٍ صريح
أمّا إذا كان الموظّف الإداري يفضّل تعيين سياسةٍ مخصصة للمجموعة، فيمكنه تحديد سياسةٍ مخصصة من قائمة إعداد سياسات النفقات
أخيراً اضغط على مفتاح حفظ المجموعة كي تحفظ التغييرات التي أجريتها
👔 السياسة على مستوى الموظف
انتقل إلى إعدادات الشركة ومن ثم اضغط على المستخدمون
اعثر على الموظف الذي تريد إعداد سياسةٍ من أجله، ثم انقر فوق اسمه
ضمن خيارات تعديل المستخدم، حدّد سياسة النفقات الخاصة بهذا الموظف
اضغط على حفظ من أجل حفظ إعداداتك
كيف يتم تحديد السياسة السارية على تقرير النفقات؟
سيعتمدُ الأمر إلى حدٍّ كبير على ما إذا كان الموظف الذي يسلّم تقرير النفقات يتمتع بسياسةٍ خاصة به على المستوى الفردي، أو سياسة مجموعة أساسية، أو سياسة نفقاتٍ خاصة بمجموعةٍ أساسية، أو غير ذلك. في ما يلي نقدّم وصفاً لعملية اختيار سياسة النفقات في كلِّ حالة من هذه الحالات:
إذا كان الموظف الذي يقدّم تقرير النفقات يتمتع بسياسة نفقات تم تعيينها على مستواه الفردي، فسيتم تحديد هذه السياسة وتطبيقها على تقرير النفقات.
إذا لم يكن الموظف الذي يقدّم تقرير النفقات يتمتّع بسياسة نفقات معينة على مستواه الفردي، ولكنّه يتمتع بسياسة مجموعة أساسية، فسيتم انتقاء سياسة النفقات من المجموعة الأساسية للموظف.
إذا لم يكن الموظف الذي يقدّم تقرير النفقات يتمتّع بسياسة نفقات معينة على مستواه الفردي، ولا يتمتع بسياسة مجموعة أساسية، فسيتم اعتماد السياسة الافتراضية كسياسةٍ سارية على تقرير النفقات.
إذا كان الموظف عضواً في مجموعة واحدة أو أكثر ولكن لم يتم تعيين أي من المجموعات كمجموعةٍ أساسية للموظف، ولم يقم المسؤول بإعداد أي سياسة على المستوى الفردي للموظف، فسيتم عندها تطبيق السياسة الافتراضية.
إذا تمّت إزالة موظف من مجموعة ما، حتى لو كانت مجموعته الأساسية، ولم يقم المدير بإعداد أي سياسة على مستوى هذا الموظف بشكلٍ فردي، فستظل السياسة الافتراضية سارية على الموظف المعني.
ماذا سيحدث إذا قام المسؤول بحذف سياسة أو تحديثها؟
في حال كان الموظف قد أنشأ تقرير نفقات وأرفقه بسياسة محذوفة (السياسة أ)، سيظل هذا التقرير مرتبطاً بالسياسة ذاتها (السياسة أ).
لنتخيّل السيناريو التالي حيث تم إرفاق السياسة "أ" بتقرير نفقات محدّد أعدّه الموظّف ولم تتم الموافقة عليه بعد. إذا قام الموظّف الإداري بتحديث مجموعة القواعد الخاصة بالسياسة "أ" قبل أن يقدّم الموظّف تقريره، فسيتم تطبيق القواعد الجديدة فقط على تقارير النفقات المستقبلية، ولن يتمَّ تطبيقها بأثرٍ رجعي على التقارير المقدّمة سابقاً.
📝 ملاحظة: تحكم الاستثناءات القواعد الافتراضية التي تنطبق على جميع الفئات
💡 نصيحة احترافية: يمكن للموظفين الضغط على الأيقونة 📖 الموجودة في شريط التصفُّح (أعلى اليمين) لعرض سياسة النفقات الحالية.