عندما يتعلق الأمر بحجز تذاكر الطيران والفنادق لرحلات العمل، أصبح بإمكانك الآن صياغة سياسة سفر بسيطة كي يتبعها موظفوك، وتبعاً للإعدادات التي تختارها، نقوم بوضع علامة على حجوزات التذاكر أو الفنادق غير المشمولة بنطاق السياسة التي وضعتها.

وبهذا الشكل ستضمن تمتّع موظفيك بصورةٍ واضحة حول ما يمكن حجزه ولا يمكن حجزه، ما يؤدي إلى تحسين الامتثال لسياسة السفر الخاصة بك.

يُمكن لأصحاب الشركة والموظفين الإداريين فيها وضع سياسة السفر باتباع الخطوات التالية:

بالنسبة لتذاكر الطيران، يمكنك تحديد سياستك بناءً على المعايير التالية:

💡 نصيحة احترافية: لتتمتع بتحكم أكثر صرامةً بميزانيات الرحلات الجوية، قم بإعداد استثناءات الميزانية استناداً إلى المسار بدلاً من المدة، حيث يمكنك تحديد مطار معين، أو جميع المطارات في مدينةٍ ما، أو دولة بأكملها عند تحديد ميزانيتك. نوصيك بتحديد نوعٍ واحد فقط من استثناءات الميزانية (المدة أو المسار) لتجنب الالتباس.

وعلى نحوٍ مشابه، بالنسبة للفنادق يمكنك أيضاً تحديد سياستك بناءً على المعايير التالية:

باعتبارك موظفاً إدارياً أو مالكاً للشركة، أمامك خيار إعداد السياسات إما على مستوى الموظف الفردي أو على مستوى مجموعة من الموظفين. لضمان مزيدٍ من التحكم والوضوح في السياسات على مستوى المجموعة، يمكنك الآن تعيين مجموعة أساسية لكل موظف. وبمجرّد قيامك بذلك، يتم تحديد سياسة السفر المرتبطة بهذه المجموعة الأساسية وتطبيقها على الموظف عند قيامه بتقديم طلب حجز تذكرة سفر. لن يتمكّن الموظفون بعدها من تغيير الأشخاص المخولين بالموافقة، ما لم يتم تغيير ذلك من قِبَل الموظفين الإداريين الأعلى مستوى.

سيعتمد الأمر إلى حدٍّ كبير على ما إذا كان الموظف الذي يسلّم طلب حجز السفر يتمتع بسياسةٍ خاصة به على المستوى الفردي، أو سياسة مجموعة أساسية، أو سياسة سفرٍ خاصة بمجموعة أساسية، أو غير ذلك. في ما يلي نقدم وصفاً لعملية اختيار سياسة السفر في كل حالة من هذه الحالات:

📝 ملاحظة: في الحالة الافتراضية نعرض التحذيرات فقط في حالة الرحلات غير المشمولة بنطاق السياسة. إذا كنت بحاجة إلى موافقات على الرحلات غير المشمولة بنطاق السياسة، فيمكنك القيام بذلك في "الموافقات على الرحلات"

💡 نصيحة احترافية: يمكن للموظفين النقر على أيقونة 📖 الموجودة في شريط التصفُّح (أعلى اليمين) لعرض سياسة السفر الحالية.